PREPARANDOSE PARA NEGOCIAR
INTRODUCCIÓN
Muchas
personas sobresalen en creatividad e improvisación cuando negocian. Para
muchos, la preparación no es una parte importante del proceso de la
negociación. Negocian por intuición, sin preparación. Sin embargo, un nuevo
punto de vista más amplio del proceso de la negociación está ganando terreno.
Tener una intuición aguda es importante para obtener éxito en las negociaciones.
Todavía, los ejecutivos de negocios, líderes gubernamentales y otros
profesionales que negocian temas complejos combinan sus instintos esenciales
con la preparación sistemática. Cada día más y más gente está reconociendo que
una preparación cuidadosa es un ingrediente clave para obtener éxito en las
negociaciones.
Las
personas no se preparan para negociar por tres razones: 1) no ven un valor
importante en la preparación; 2) están demasiado ocupadas para invertir su
limitado tiempo en la preparación; o 3) no saben como prepararse para la
negociación de un modo que produzca resultados. Comunmente asumen que no es
necesaria la preparación cuando negocian en situaciones de bajo riesgo o
sienten que conocen suficiente sobre la sustancia del tema como para
improvisar. Desafortunadamente, los negociadores no preparados ceden la
iniciativa en las negociaciones con sus contrapartes mucho mejor preparadas y
privan a todos de su creatividad. Otros negociadores, quienes sienten que la
preparación lleva mucho tiempo, fallan al no reconocer que una buena
preparación significa conversaciones eficientes en la mesa de negociaciones y
generalmente un ahorro global de tiempo. Finalmente, muchos negociadores eligen
confiar estrictamente en sus instintos simplemente porque no conocen cómo luce
una preparación efectiva.
Este
artículo está escrito para ese grupo emergente de negociadores modernos que
reconocen el valor de la preparación y encontrarían el tiempo para prepararla
si solamente supieran como hacerlo bien. Aporta a los profesionales
lineamientos prácticos para prepararse para cualquier negociación. Se incluyen
herramientas prácticas de preparación, necesarias para negociaciones eficases y
eficientes. La aplicación de las ideas y herramientas que siguen ayudarán a toda
persona a prepararse sistemática y ampliamente para cualquier negociación.
La
conexión entre preparación y negociación es generalmente incomprendida y
subestimada. A menudo, los problemas que surgen en muchas negociaciones son la
consecuencia de la falta de preparación por parte de una o más partes. Los
lineamientos de preparación que siguen son "teoría para
practicantes". Han sido probados en muchas situaciones por algunos de los
más expertos negociadores en el mundo. Pensamos que también le ayudarán a
Usted!
APURADO?
Una buena
preparación no requiere mucho tiempo. Pensamiento claro y unos pocos minutos de
atención focalizada, mejorarán radicalmente su efectividad. Una aproximación
sistemática lo ayudará a dominar aun más el proceso de la nagociación y a
entender completamente los puntos claves que están en juego. Una premisa básica
en nuestras recomendaciones es que en cualquier negociación hay siete elementos
a considerar. Estos siete elementos son intereses, opciones, alternativas,
legitimidad, comunicación, relación y compromiso.
Intereses
Los
intereses no son las posiciones; las posiciones son las exigencias de las
partes. Ocultas bajo las posiciones se encuentran las razones por las cuales se
exige algo: necesidades, preocupaciones, deseos, esperanzas y miedos. Cuanto
mejor un acuerdo satisface los intereses de las partes, mejor es el trato.
Opciones
Las
opciones son todas las posibilidades sobre las cuales las partes podrían llegar
a un acuerdo. Las opciones están o deberían ponerse "sobre la mesa".
Un acuerdo es bueno si es el mejor de muchas opciones, especialmente si explota
todo el potencial de mutuas ganancias en la situación.
Alternativas
Las
alternativas son todas las posibilidades de retirarse de la negociación que
tiene cada una de las partes si no se alcanza un acuerdo. En general, ninguna
parte aceptaría algo peor que su “MAAN” (Mejor Alternativa a un Acuerdo
Negociado).
Legitimidad
La
legitimidad refiere a la percepción de justicia en un acuerdo. Un acuerdo
dejará a ambas partes sintiendo que han sido tratados con justicia en la medida
en que se base en criterios o en principios mas allá de la voluntad de cada
parte. Estos criterios externos de justicia incluyen leyes y regulaciones,
standáres industriales, prácticas corrientes o algunos principios generales
como reciprocidad y precedentes.
Comunicación
La
calidad de la comunicación en una negociación depende tanto del nivel de mutua
comprensión como de la eficiencia en el proceso. En una comunicación de buena
calidad, los mensajes son comprendidos por los receptores con el significado
deseado por los emisores. Esto es, las partes se entienden una a la otra, aún
cuando estén en desacuerdo. Una comunicación de alta calidad es también
eficiente cuando los negociadores minimizan los recursos empleados en llegar a
un acuerdo o deciden discontinuar las negociaciones.
Relaciones
Muchas
negociaciones importantes se realizan
con gente o instituciones con las que hemos negociado antes y, probablemente
negociaremos en el futuro. En general, una sólida relación de trabajo habilita
a las partes para manejar bien sus diferencias. Toda transacción debería
mejorar más que dañar la habilidad de las partes para trabajar juntas
nuevamente.
Compromiso
Los
compromisos son las declaraciones orales o escritas sobre lo que cada parte
hará o no hará. Estos pueden hacerse durante el curso de la negociación o
pueden concretarse en un acuerdo alcanzado al final de la misma. En general, un
acuerdo será mejor en la medida que las promesas hechas hayan sido bien
planeadas, bien forjadas, de modo que los acuerdos sean prácticos, durables,
fácilmente comprensibles por todos aquellos que deben cumplirlos y,
verificables si es necesario.
El
tiempo es siempre un recurso escaso para los ejecutivos ocupados. Con esto en
mente, hemos clasificado nuestras técnicas de preparación estructurada en tres
categorías:
Preparación Rápida, es una rápida mirada del mapa de la
negociación; ayudaría a tener un sentido sobre lo que es la negociación y hacia
donde debería ir.
Preparación Prioritaria, es útil cuando
es necesario centrarse solamente en ciertos elementos de la negociación.
Preparación Completa, es una
preparación amplia, útil en negociaciones complejas.
PREPARACIÓN
RÁPIDA
La
preparación rápida tiene el propósito de proporcionar una ayuda rápida cuando
se está frente a una negociación breve o se está corto de tiempo. Es un buen
modo de comenzar a avanzar hacia una preparación más profunda y por sí misma
puede ser suficiente para las negociaciones telefónicas de cinco minutos. La
preparación rápida requeriría solo unos pocos minutos para sistematizar su
pensamiento y clarificar sus ideas y sentimientos hacia la negociación.
La
preparación rápida se concentra sólo en cuatro de los siete elementos de la
negociación: intereses, opciones, alternativas y legitimidad. La preparación
rápida se basa en la respuesta a las siguientes cinco preguntas antes de entrar
a la negociación:
Intereses ¿Qué es lo que realmente me preocupa
(mis deseos, necesidades, inquietudes, esperanzas y miedos)? ¿Qué pienso sobre
lo que realmente le preocupa a la otra parte (sus deseos, necesidades,
inquietudes, esperanzas y miedos)?
Opciones ¿Cuales son todos los posibles acuerdos
que podríamos alcanzar?
Alternativas Qué puedo hacer
para obtener lo que quiero de otros, si en la presente negociación no alcanzo
un acuerdo?
Legitimidad ¿Cuáles son los
criterios externos o precedentes que podrían convencer a uno o a ambos que el
acuerdo propuesto es justo?
PREPARACIÓN
PRIORITARIA
No
todas las negociaciones son iguales. Los elementos en juego pueden variar en
importancia, dependiendo de la situación. Podrían haber negociaciones donde las
partes desconfían una de la otra y negociaciones donde el problema es una de
muchas cuestiones complejas. En algunas negociaciones es útil concentrar el
tiempo de preparación en pocos elementos claves más que completar un análisis
de los siete elementos. Con el objeto de conocer cuales son los elementos en
los que debe concentrarse, hacer un diagnóstico de la negociación que está
encarando lo ayudará a invertir mejor su tiempo. Sugerimos las siguientes
preguntas para ayudarlo con este proceso:
Intereses ¿Estamos
disputando sobre nuestras posiciones? ¿Porqué? ¿He priorizado las cuestiones?
¿Tengo confusiones sobre ellas? ¿He considerado qué haría yo si estuviera en
sus zapatos?
Opciones Se muestra la situación como si alguno
debe ganar y el otro perder? ¿Hemos llegado a un punto muerto? ¿Son compatibles
los intereses?¿Deberíamos explorar conjuntamente las posibilidades de una
tormenta de ideas?
Alternativas ¿Siento que debo
llegar a un acuerdo? ¿Supongo que ellos también? ¿Siento que uno de nosotros es
más poderoso? ¿Conozco lo que cada uno de nosotros haría si no hay acuerdo?
Legitimidad ¿Tengo alguna
preocupación especial acerca de que puedo ser engañado? Soy tratado
injustamente? ¿Deberá alguno de nosotros explicar a los otros porqué estamos de
acuerdo en lo que sea que hay que estar de acuerdo?
Comunicación ¿Estoy listo para
escuchar empáticamente todo lo que ellos digan? ¿Sé a lo que quiero estar
atento? ¿Sé como hablar de un modo que haga que los otros quieran escuchar?
Relaciones ¿Existe una gran
posibilidad de que la relación de trabajo sea dificultosa? ¿Podría ser difícil
para mí hablar de dinero con ellos? ¿Podría esta negociación dañar nuestra
relación?
Compromiso ¿Me estoy
aproximando al momento de tomar una decisión? ¿Hay más para hacer luego que
ambos dijimos "sí"? ¿Tengo claro quién tiene la autoridad para hacer
los compromisos?
Si una
o más de estas preguntas parecen ser básicas para su negociación, usted debería
centrar su preparación en los elementos correspondientes. El proceso antes
descripto puede ser usado para seleccionar los elementos sobre los cuales debe
prepararse con más profundidad.
PREPARACIÓN COMPLETA
Cuando
lo que está en juego en una negociación próxima es valioso, la preparación
cobra una mayor importancia. Como mínimo recomendamos hacer o la Preparación Rápida o la Preparación Prioritaria. Para algunas
negociaciones, sin embargo, estos dos abordajes pueden ser un buen comienzo
pero no son suficientes. Para negociaciones complejas, de alto valor y alto
riesgo, es esencial una preparación completa que considere en profundidad cada
uno de los siete elementos. Siguen a continuación algunos lineamientos para
completar una preparación profunda de la negociación.
Intereses
Todos
los que van a una negociación tienen intereses. Los intereses son diferentes de
las posiciones, estas últimas son solo una manera de satisfacer los primeros.
Si Ud. permanece demasiado apegado a su posición, limitará muchas otras maneras
con las cuales lograr sus intereses. Por lo tanto, argumentar una posición
desvía el foco de la negociación del principal objetivo: satisfacer los
intereses de cada parte.
La
mayoría de las personas se centran en posiciones en lugar de intereses,
encerrándose en sus demandas iniciales. La demanda inicial se convierte en el
foco de la negociación, distrayendo a las partes del verdadero objetivo: sus
intereses. Un abordaje posicional ahoga la creatividad y crea tensión entre
relación y sustancia.
Cuando una
parte sólo piensa en lo que ella quiere, probablemante los intereses de la otra
parte no se alcancen aceptablemente, quedando sin motivación para cerrar un
trato. Pensar sobre los intereses de la otra parte no significa que una parte
deba defender o pelear por la otra, pero el entender los intereses de los otros
ayuda a ambas partes a crear un acuerdo mutuamente aceptable.
Trabajar
productivamente con intereses, significa buscarlos detrás de las posiciones de
la otra parte y también de las nuestras. La meta es buscar diferentes modos con
los cuales satisfacer los intereses en la mesa y una manera de hacerlo es
explorar los intereses subyacentes.
Proceso de tres
pasos para centrarse en los intereses:
1. Entender mejor los
intereses, comenzando por identificar todas las partes involucradas, directa o
indirectamente. Todas las personas o grupos (integrantes de un grupo, amigos,
familia, jefe, etc.) que pueden ser afectados por la negociación podrían tener
alguna influencia en sus resultados. Consecuentemente, es bueno considerar
desde el comienzo todas las personas o grupos involucrados, para evitar
sorpresas en el futuro.
2. Luego de
identificar todas las personas involucradas, es tiempo de clarificar los
intereses de cada parte (los suyos, los de ellos y los de terceras partes).
Preguntar “¿Qué me/le/les preocupa?" aún como un ejercicio de
adivinanza, lo ayudará a establecer los intereses de las diferentes partes.
Luego, agrupe los intereses por afinidad.
3. Habiendo
clarificado todos los intereses, deberíamos examinar cada uno de ellos. Por
cada uno de los intereses, pregunte "¿porqué?"
y "¿con qué propósito?"
hasta descubrir los intereses reales subyacentes. Asignar cien puntos entre los
intereses en proporción a su importancia relativa, ayuda a priorizarlos y a
estimar cómo la otra parte prioriza los suyos.
Opciones
Las
opciones son los diferentes modos o soluciones con los cuales los intereses
pueden ser satisfechos. Normalmente, un negociador defenderá una posición cuando no está preparado para
tratar o proponer diferentes ideas que puedan satisfacer sus intereses
igualmente bien o aún mejor. Otro error consiste en ver las negociaciones como
un ejercicio para resolver las diferencias o alcanzar el consenso, conduciendo
a las partes a soluciones de "mínimo denominador común", perdiéndose
la oportunidad de crear valor, más allá de las diferencias.
Para
evitar estos errores comunes, el negociador podría cambiar su mentalidad de
"¿Cómo puedo ganar la mayor parte? a "¿Cómo podríamos hacer más juntos?. El tener una clara comprensión
de los intereses en juego, ayudará a los negociadores a crear más valor y, en
consecuencia, mejores opciones. Algunas maneras de crear valor son:
1. Crear economías de
escala si las partes comparten habilidades y recursos.
2. Unir diferentes
habilidades y recursos para crear algo que ninguno podría hacer solo.
3.
Considerar opciones para
compartir beneficios en todas las situaciones, en vez de buscar beneficios
independientes o separados.
Algunas
de las diferencias que más comúnmente permiten la creación de valor son:
- Riesgo Algunas personas aceptarían dinero para asumirlo, otros
pagarían para evitarlo.
- Oportunidad Lo que es caro hoy puede ser barato mañana (luego de la
liquidación de Navidad)
- Percepciones El mantener un secreto y no crear un precedente puede
permitir el pago de un precio más alto.
- Valor marginal Alguien que hace zapatos podría querer
cambiar un par de zapatos extra por alimento, en vez de tener docenas de pares
y morir de hambre.
Un proceso de dos pasos para crear mejores opciones
1. Crear opciones
para alcanzar los intereses. El negociador debería realizar una lista de todos
los intereses propios y los de las demás partes en orden de importancia
relativa. Luego tratar de desarrollar opciones posibles que concuerden con
todos los intereses.
2. Maximizar
ganancias conjuntas. Inventariar todas las habilidades y recursos que tienen
cada una de las partes y tratar de explorar tanto sus similitudes como
diferencias para crear valor como se muestra más arriba.
Alternativas
Diferentes
de las opciones, las alternativas son soluciones para sus intereses fuera de la
negociación. No todas las negociaciones alcanzan un acuerdo, por lo cual, hacer
uso de su alternativa es un final probable para cualquier negociación. Una
alternativa puede ser mejor o peor que un acuerdo negociado, por lo tanto, un
acuerdo negociado será bueno si satisface sus intereses mejor que sus
alternativas. Una buena preparación significa evaluar su “MAAN” (Mejor Alternativa
a un Acuerdo Negociado) para determinar cuanto mejor satisface sus intereses.
Muchas
personas tienden a ignorar su MAAN y entran a la negociación sin saber qué
harán si no alcanzan un acuerdo. Otros asumen que conocen cual es su MAAN y
pierden su oportunidad de pensar más creativamente sobre ella. Como por ejemplo
los sindicatos que en general piensan en la huelga como su MAAN y fallan en
considerar el poder del lobby, de las relaciones públicas, retrasos en el
trabajo, trabajo a reglamento, como alternativas a sus negociaciones.
La
MAAN puede ser una herramienta poderosa si es usada apropiadamente. Conozca su
MAAN y considere la de ellos. Conocer su MAAN no es un arma de presión para
hacerlos ceder, sino que lo ayuda a centrarse en lo que usted realmente quiere,
los diferentes modos para conseguirlo y es una alarma o defensa contra los
malos acuerdos. A pesar de que usted nunca puede estar seguro sobre cual es la
MAAN de ellos, es bueno considerarla para entender mejor cuáles son sus
posibilidades de irse de la negociación. Otra estrategia es fortalecer su MAAN.
Usted garantizará un mejor resultado independiente de la negociación: si se va,
tiene una buena MAAN esperándolo y, si alcanza un acuerdo, tendrá que ser mejor
que su reciente fortalecida MAAN.
Cuatro pasos del
proceso para entender sus alternativas
1. Piense en todas
sus alternativas a un acuerdo negociado. Haga una lista de sus intereses y lo
que podría hacer para satisfacerlos
fuera de la negociación. Es útil pensar los pro y los contra de todas las
posibles alternativas.
2. Haga lo mismo para
la otra parte.
3. Elija su MAAN
entre sus alternativas. Considere porqué ésta
es su MAAN y algunos pasos concretos para mejorarla antes de ir a la
negociación.
4. Estime la MAAN
entre las alternativas de los otros. Considere lo que haría usted en su lugar.
Pregúntese de qué manera legítima podría empeorar la MAAN de ellos.
Legitimidad
Inevitablemente
los intereses entran en conflicto. Está probado que para ser más persuasivo hay
que tener argumentos justos más que ser obstinado. No se pretende,
ingenuamente, que los argumentos justos sean agradables, ellos trabajan
efectivamente como una espada para persuadir y como un escudo para protegernos
de ser injustamente tratados. Resultados justos provienen muchas veces de
criterios externos de justicia. Esos criterios externos otorgan legitimidad al
proceso y evitan enfrentamientos de voluntades entre las partes. También
facilitan la explicación que los negociadores tienen que dar a sus
representados.
Muchos
negociadores ignoran la legitimidad completamente y tienen que usar amenazas,
engaños, mentiras o aumentar las concesiones para conseguir lo que quieren.
Muchos más fallan al pensar cómo la otra parte explicará aceptablemente el
acuerdo a sus representados. Fallan al pensar sobre aquello que socava las
posibilidades de un acuerdo que sea impuesto voluntariamente. Muchos otros
negociadores consideran la legitimidad, en una sola linea de pensamiento
objetivo. Estos negociadores comúnmente quedan ligados y posicionados hacia sus
argumentos exclusivos, cambiando sólo el objeto de su lucha de voluntades (mi argumento por el
suyo).
Los
negociadores deberían desarrollar una gama de criterios justos en vez de tener
una sola respuesta correcta. Conscientes del hecho que justicia no significa
necesariamente igualdad, deberían considerar un proceso “justo” cada vez que
sea difícil encontrar criterios externos o principios. Procesos “justos” son
maneras de decidir que tienen un atractivo intrínseco para ambas partes, porque
lo sienten razonable o parecen evitar desventajas injustas para cualquiera de
ellas. Prepárese para dar a la otra parte criterios que también buscarán
legitimar y persuadir a sus representados, de manera que ellos accedan
complacientemente al acuerdo.
Tres pasos en la preparación para
aumentar su legitimidad
1. Descubra criterios
externos que puedan ser usados como espada y como escudo. Realice una lista de
los temas sustantivos específicos en la negociación y los posibles criterios
relacionados con ellos. Luego, ordene los criterios comenzando por el menos
favorable hasta llegar al más favorable.
Finalmente, anote otros criterios que requieran ser buscados más adelante.
2. Prepárese para
usar la justicia del proceso para llegar a una respuesta persuasiva, si no está
de acuerdo sobre ninguna respuesta.
Luego pruebe el test de la reciprocidad, analizando la conveniencia de aplicar
los criterios de la otra parte cuando ellos están en una situación similar a la
suya.
3. Ofrézcales un modo
atractivo y argumentos elegantes para explicar el acuerdo a sus representados.
Comunicación
En una
negociación, la comunicación es el arte y la ciencia de escuchar y hablar
efectivamente. Con una buena comunicación, los malentendidos se evitan y las
negociaciones se vuelven más fáciles y más eficientes. Si nosotros invertimos
tiempo pensando en maneras efectivas y claras de comunicar nuestros mensajes y
escuchar los de ellos, la negociación será probablemente más rápida y simple.
La
gente suele ensayar frases como preparación a la comunicación, lo cual
contribuye a causar rigidez, obstaculizando la perspectiva y atención hacia la
conversación. Otro error es ignorar los puntos ciegos o el impacto -diferente
al que se pretende- que nuestros mensajes (tanto palabras como acciones) tendrán
sobre los otros. Nadie será capaz de predecir siempre todos los diferentes
impactos que sus mensajes puedan tener. Por otro lado, ser conciente de este
fenómeno es ya un gran paso hacia la minimización de sus efectos negativos en
la negociación.
El
negociador debería prepararse para una comunicación en dos sentidos. Los
negociadores a menudo descuidan la preparación para escuchar. No saben que
esperan escuchar de las otras partes o como reconocer un mensaje diferente que
confirme o cuestione sus suposiciones. El hablar requiere encontrar modos que
inviten y hagan más fácil a las otras partes el escucharlo. Esto requiere
reencuadrar los planteamientos hasta que usted comunique precisamente lo que
pretende.
Dos pasos en la preparación para
comunicarse mejor
1. Cuestione sus
suposiciones e identifique la información a escuchar. Sea conciente de sus
suposiciones haciendo una lista de ellas. Luego, anote algunas informaciones
posibles de la contraparte a las que debe prestar atención y que puedan ayudarlo a cuestionar sus
suposiciones.
2. Reencuadre sus
planteamientos para ayudarlos a comprender. Anote aquellos de sus planteos que
con más probabilidad muestren sus
intereses. Trate de ver como su
contraparte podría oir su planteo, diciendo “Si, pero” Por último, trate
de replantear sus intereses tantas veces como sea necesario hasta que compruebe
que ellos lo oirán mejor.
Relaciones
Frecuentemente,
el elemento que en una negociación causa más ansiedad es la relación de
trabajo. Tener una buena relación de trabajo significa que la gente tiene la
habilidad de manejar sus diferencias eficientemente, no requiriéndose que las
diferentes partes gusten una de la otra o compartan algún valor o interés.
Algunos de los pasos para construir una relación de trabajo efectiva consisten
en aumentar la mutua comprensión, construir la confianza y el respeto, alentar
la persuasión mutua (no la coerción), permitiéndonos mantener razón y emoción
en balance y mejorar la comunicación.
Las
personas frecuentemente confunden relación y sustancia y tratan de resolver los
problemas de relación con concesiones en la sustancia o viceversa. No funciona
el tratar de resolver la relación a través de la sustancia o la sustancia a
través de la relación. La consecuencia más probable de fallar al tratar cada
cuestión por sí misma (p. ej., problemas de relación con soluciones de
relación) será el enseñar a la otra parte a manipular la relación con el
objetivo de conseguir concesiones en la sustancia.
Asumir
que las relaciones están “dadas” y cualquiera sea el problema que suceda es
“culpa de los otros”, facilita que usted se libere de la responsabilidad de
mejorar la situación. Asumir que usted no tiene control sobre las relaciones y
siempre culpar a los otros por cada problema, no solo es improductivo: es
contradictorio. Cada uno tiene algún nivel de responsabilidad de hacer una
relación productiva o no.
Un
negociador debería prepararse para tratar la relación (fiabilidad, aceptación
mutua, emociones, etc.) y sustancia (dinero, término, fechas y condiciones)
independientemente. Primero, identificando cuáles son las cuestiones de
relación y cuáles las de sustancia, luego resolviendo cómo manejar cada
cuestión por sus méritos. Otro paso útil que un negociador podría adoptar, es
ser incondicionalmente constructivo para mejorar la relación. Asumiendo
responsabilidad sobre la relación, hasta cierto punto, usted también está
tomando un control parcial sobre ella. El ser incondicionalmente constructivo
significa hacer aquellas cosas que ayuden a mejorar la relación, aún cuando no
se reciba reciprocidad de la otra parte.
Son necesarios dos pasos para mejorar
sus relaciones
1)
Separar las cuestiones de
relación de las cuestiones de sustancia, empezando por la descripción de su
relación con la mayor cantidad posible de adjetivos. Luego, separar los
diferentes problemas en dos listas distintas, una para la relación y otra para
la sustancia. Luego de esto, liste separadamente posibles soluciones para cada
cuestión.
2)
Prepárese para construir una
relación con un buen funcionamiento. Inicialmente, anote “¿Qué está mal ahora?” como las causas de desentendimientos,
desconfianza, sentimientos de coerción, falta de respeto, irritación. Luego
agréguele “que puedo yo hacer…” como
entenderlos mejor, demostrar fiabilidad, concentrarse en la persuasión, mostrar
respeto y equilibrar razón con emoción.
Compromiso
Los
compromisos se hacen al finalizar la negociación si las partes no deciden
retirarse. Los buenos compromisos son claros, bien diseñados y durables. Para
esbozar mejores compromisos los negociadores deberían llegar a la mesa con una
idea acerca de donde les gustaría llegar. Esta idea lo guiará para trazar un
plan para conseguirlo. Por ello, el conocer lo que usted quiere realizar en
cada reunión, significará una gran diferencia con lo que usted discute y cómo
lo discute.
Habitualmente
la gente hace compromisos sin conocer lo que significa “hecho”. Asumen que cada
uno conoce el objeto de la reunión, y consecuentemente fallan en determinar las
acciones necesarias para llegar a un acuerdo. Muchas personas no preparadas
descubren al final de la negociación que había muchas más cuestiones que las
pocas que se habían anticipado, y al mismo tiempo descubren que las partes
tenían diferentes expectativas sobre lo que debería ser el producto de la
reunión. Sin saber donde y como llegar, al negociador le faltarán datos sobre
la secuencia de hechos requeridos para alcanzar un acuerdo. Una decisión no
siempre se traduce en una acción. Los pasos necesarios para implementarlo
tienen que ser bien pensados hasta el final.
Una
buena preparación para una negociación debería incluir un plan para acuerdos
operacionales, con una completa pero flexible lista de cuestiones y
consideraciones sobre lo que realmente supone implementar los acuerdos que surgirán
de estas cuestiones. Antes de cada reunión, clarifique su propósito, producto y
proceso, de modo que las personas puedan conseguir lo que quieren. Así, no
habrá gasto de tiempo y energía hablando sobre cuestiones que no están
relacionadas específicamente con la reunión. Finalmente, planee el proceso para
alcanzar un compromiso. Planee la secuencia de reuniones o cuestiones de una
negociación para aumentar la coordinación y la comunicación. Redacte un
borrador durable y operacional de un acuerdo y como podría implementarlo.
Realizar una secuencia de los pasos necesarios, lo ayudará a organizarse para
alcanzar el compromiso que desea.
Compromiso: los dos pasos para su
preparación
1. Identifique las
cuestiones que deben ser incluidas en el acuerdo. Describa al propósito global
y el producto esperado en la negociación (incluyendo un borrador operacional y
durable de un acuerdo). Luego, realice una lista incluyendo el propósito
específico y el producto tangible de la próxima reunión, si la hay.
2. Planee los pasos
hacia el acuerdo descubriendo desde el
principio quienes son los reales tomadores de decisiones. En segundo
lugar, encuentre la información necesaria para concluir el acuerdo, los
expertos que es necesario consultar, los posibles obstáculos y los modos de
manejarlos. Finalmente, ponga sobre el papel los pasos necesarios para llegar
al acuerdo a cumplir y lo que se pretende de cada reunión:
1) Acuerdos
tentativos sobre los temas
2) Clarificación de
intereses
3) Discusión de
opciones
4) Proyectar la
estructura de un acuerdo
5) Articular un
borrador de un posible acuerdo
6) Texto final para
ser firmado
De
la preparación a la negociación: preparándose para el acuerdo
A pesar de
que este artículo se centra en la preparación de la negociación, tenemos una
palabra final respecto de la negociación en sí misma. Nuestro mejor consejo es
que maneje la negociación como si fuera una sesión conjunta de preparación. La
negociación entonces se convertirá en una reunión de resolución de problemas
comunes donde las partes podrían usar las herramientas de preparación descritas
aquí para encontrar los mejores resultados posibles para todas ellas. Aún
cuando esta aproximación conjunta no sea posible y sólo una de las partes esté
bien preparada, la inversión en preparación valdrá la pena al conseguir mejores
resultados negociados. Con su preparación, puede ayudar a su contraparte a
prepararse para el acuerdo.
CONCLUSIÓN
Es
difícil cambiar el modo en que hacemos las cosas, poner en práctica nuevas
ideas en el mundo real o probar sólo una nueva. Con el objetivo de obtener el
mayor valor de este artículo, hay algunas cosas simples que se pueden hacer
para incrementar sus habilidades de preparación de la negociación.
·
Luego de la negociación, pregúntese “¿Qué funcionó bien para
mí/para ellos?” y “¿Qué podría hacer/podrían hacer diferente la próxima vez?”
·
Practique a su propio ritmo de aprendizaje, comenzando con
casos de bajo riesgo o simplemente trabaje uno de los siete elementos a la vez.
·
Trate de obtener ayuda de un colega que esté también
interesado/a en mejorar sus habilidades de negociación, de modo que pueda tener
alguien que lo ayude a perfeccionarse.
Autores: Dr. Danny Ertel; Dr. Horacio A. Falcao