LA
ORGANIZACIÓN Y SUS PROBLEMAS.
·
ESQUEMA PARA EL DIAGNÓSTICO.
Un sistema de Administración para la calidad requiere de
utilizar diversas técnicas y herramientas para la correcta toma de decisiones y
el logro de objetivos. Implica la participación unida y decidida de todo el
personal, desde la Alta Dirección, Gerencia Media, hasta empleados y operarios.
A continuación se describen siete herramientas
administrativas de Calidad Total, que pueden ser utilizadas en el proceso de
toma de decisiones y acorde a un objetivo. Dichas herramientas son las
siguientes:
1.
Diagrama de afinidad: El Diagrama de afinidad fue creado en base al
“método KJ” desarrollado por Jiro Kawakita y es esencialmente un método de
intuición, implica generar ideas por inspiración súbita y luego agruparlas por
temas afines (semejantes o análogos). Se utiliza en los siguientes casos:
-
Aclarar el estado o situación que debe ser.
-
Identificar y definir el problema básico (es aquí
donde se da pauta para ver si vamos atacamos el problema desde la raíz o muy
superficialmente).
-
Organizar el pensamiento de un grupo y aclarar su
tendencia.
-
Organizar y dirigir la experiencia de un grupo hacia
la solución de un problema específico.
2.
Diagrama de relaciones: El Diagrama de Relaciones es básicamente un método
de inducción lógica que permite aclarar las causas y sus relaciones para
identificar, confirmar y seleccionar las causas originales más importantes que
afectan a un problema en análisis.
Se utiliza para resolver problemas complicados dentro de
una empresa, estableciendo y aclarando las interrelaciones entre diferentes
causas que afectan a un mismo resultado. Nos sirve para encontrar causas que
con el diagrama de causa - efecto no se podrían encontrar, o sería muy difícil
encontrarlo. Este diagrama permite establecer la relación entre una “espina” de
otro factor con la “espina” de otro factor en el mismo diagrama de causa -
efecto, permitiéndose organizar mejor el análisis del problema.
3.
Diagrama matricial: El Diagrama Matricial es un método para garantizar
datos verbales con la finalidad de establecer conclusiones para resolver o
prevenir problemas, a través de relacionar diferentes factores o elementos de
ciertos avances. Es una tabla de datos que muestra la relación entre los
diferentes elementos de dos eventos o aspectos, arreglándolas en columnas y
renglones en forma de matriz. Esto permite analizar la relación y tipo que
existe entre dichos elementos con el fin de establecer conclusiones en función
de sus intersecciones.
4.
Análisis matricial de variaciones: El Análisis Matricial de
Variaciones es un método cuya finalidad es identificar y seleccionar causas
potenciales para prevenir problemas o asegurar resultados de un proceso o
sistema. Consiste en relacionar las diferentes variaciones de un proceso en
forma de matriz. O sea construir una matriz de variaciones. Esta matriz es una
herramienta indispensable para identificar variaciones clave en las diferentes
fases de un proceso y así poder proveerle el control necesario para asegurar la
calidad.
5.
Diagrama de árbol: El Diagrama de Árbol es un método para definir los
medios para lograr una meta u objetivo final (tema). Implica desarrollar un
objetivo en una serie de medios en multietapas: Medios primarios, secundarios,
etc. y acciones específicas. En el proceso de análisis y solución de problemas
se utiliza básicamente para definir y organizar las acciones correctivas
efectivas para eliminar las causas de cierto problema con el fin de prevenir su
recurrencia.
6.
Gráficas de proceso de decisiones programadas (GPDP): La Gráfica de Proceso de Decisiones
Programadas es un método de lógica que es utilizado para predecir el futuro,
enfatizando en las situaciones no deseadas durante la realización de un evento,
para diseñarlo y dirigirlo hacia un resultado deseable.
Este método fue inventado por el Dr. Jiro Kondo. Es
indispensable aplicarlo a todas las actividades de Control de Calidad y mejora
de la calidad, especialmente en investigación y desarrollo, departamento de
ventas y áreas administrativas o servicios internos. Tiene dos usos
principales:
-
Se emplea para lograr un objetivo a través de
establecer y tomar las decisiones apropiadas, enriqueciendo el plan en la etapa
de diseño de un evento referente a la empresa.
-
Para definir medidas lógicas y concretar con el fin
de eliminar situaciones no deseables, deliberando sobre las actividades a
seguir para lograr cierto resultado para la empresa.
7.
Diagrama de flechas: El
Diagrama de Flechas es indispensable para proyecto de largo plazo, como
empresas que se dedican a construir y desarrollo de nuevos productos así como
preparación de eventos que requieren de varios participantes y ejecución de
diversos trabajos. Al mismo tiempo, el método permite analizar el progreso del
proyecto de acuerdo a su programa para mejorar o reducir el tiempo total y así
poder optimizar el trabajo.
Se utiliza para hacer la programación óptima para llevar
a cabo un plan y controlar su progreso efectivamente. Este método utiliza
flechas para indicar la secuencia en el trabajo necesaria de seguir para
desarrollar un programa por medio de una red, controlando el proceso durante su
desarrollo.
·
LAS DECISIONES DE DIRECCIÓN.
Cualquier gerente, directivo, empresario o mando
intermedio de una empresa o persona que esté al frente de un negocio o de un
grupo humano, se ve inexorablemente obligado a tomar decisiones continuamente.
Aunque, con frecuencia, no sea consciente de ello, las cosas son así. Hay que
elegir caminos, seleccionar personas, dar órdenes, elaborar programas,
planificar acciones y mil cuestiones más continuamente. Todas no serán del
mismo nivel ni tendrán la misma importancia, pero requieren tomar decisiones.
La toma de decisiones, para
ser adecuadamente planteada, exige:
-
Saber cuáles son los objetivos o la meta a alcanzar
-
Qué camino hay que recorrer, es decir que hay que
hacer para llegar a ese objetivo.
-
Conocer dos o más alternativas.
-
Ser consciente de los límites o dificultades que
existen en cada una de ellas.
-
Tener la información suficiente.
-
Analizar y evaluar estas diferentes alternativas
-
Concluir cuál es la mejor o la más aconsejable,
dadas las circunstancias, de esas alternativas posibles.
·
TÉCNICA DE CREATIVIDAD.
En el día a día de las empresas surgen problemas de forma
continua que deben ser resueltos a medida que se quieren alcanzar unos
objetivos, comerciales, de diseño, etc. Estos problemas reclaman soluciones
efectivas.
Una forma de resolver esos problemas consiste en aplicar
la creatividad para buscar soluciones diferentes. Estas soluciones pueden ser:
novedosas, más baratas, más precisas, más eficaces… La creatividad la podemos
aplicar mediante la adopción de técnicas creativas.
La creatividad no se enmarca exclusivamente en el ámbito
de las artes, sino que en nuestra vida cotidiana y sobretodo en el ámbito
laboral puede jugar un importante papel. Especialmente a nivel empresarial,
para encarar nuevos retos, proyectos, objetivos, mejoras, diseño de productos
Se aplica en la empresa mediante la adopción de un modelo
de creatividad claro y asumido por la dirección de la empresa que debe hacerse
la principal valedora de la implantación de los modelos creativos para
conseguir resultados visibles.
Dentro de este modelo creativo, mediante la adopción será
práctica necesaria la utilización de forma regular de técnicas que estimulen la
creatividad a la hora de aplicar soluciones a problemas empresariales.
Estas técnicas muchas veces no son más que sistemas
lógicos que permiten obtener paso a paso resultados visibles frente a problemas
reales. Pero el hecho de estar desarrollados mediante unos pasos secuenciales
permite que cualquier persona, creativa o no pueda aplicarlos y obtener
resultados.